テンプレートから新規作成する時の小技
2008年01月29日 - EXCELのハナシ 投稿者 白取です
定例的に決まって行う仕事のことをルーチンワークと言います。
事務系の仕事に就かれた方で言うと、毎日の伝票処理、月の統計資料の作成などになります。
毎月定例の資料を作成する場合、
・入力すべき箇所を空白にしたブックを元にして作成する。
・前回作成したブックを元にして作成する。
といった方法を取るのが一般的ではないでしょうか。
「原本となるブックを開く」→「内容を編集する」→「名前を付けてブックを保存する」
こういった方法を取っていると、「元になるブックを誤って編集し上書き保存してしまう」と言った失敗をする事があります。イチイチ直すのは面倒ですね。些細なことですが・・・、というより些細な事だからこそ、本来は労力をかけてはいけない部分です。
EXCELにはテンプレートに登録する機能がありますが、登録するのが面倒なのと、新規作成を行うまでのクリック数が多くなってしまうという理由で私は使っていません。今回はEXCELのテンプレート機能を使わずに、同様の処理を実現する２つの小技を紹介します。
まずは、前月分のブックをベースに、今月分のものを新規作成したい場合の例です。
下図の比較損益_会計別_200712.XLSを原本に新規ブックを作成してみます。
比較損益_会計別_200712.XLSを右クリックし、「新規作成」を選択します。
すると、比較損益_会計別_200712という名前をベースに「比較損益_会計別_2007121」という仮の名前が振られ、新規ブックが作成されます。中身はもちろん元にしたブックと同じ内容になります。
名前はあくまで仮なので、比較損益_会計別_200801.XLSといった名前を付けて保存するようになります。
今度は予め原本を作成し、それをベースに新規作成したい場合です。
こちらはWindowsの機能で「読み取り専用」の属性をつける事によって、上書き保存できない形でブックを開くようにします。
原本となるブックを右クリックし、プロパティを選択します。
全般のタブより、「読み取り専用」のチェックをONにし、OKをクリックします。
ブックを開くと「読み取り専用」という形で開かれます。
この状態で上書き保存しようとした場合、上書きできないという警告の後、名前をつけて保存のウィンドウが開きます。
既存ブックを開く際と同様に、エクスプローラー上でダブルクリックするだけで済むので、とてもお手軽なのに、原本を上書きしてしまうという失敗は起こりようもありません。利便性を維持しつつ間違えを発生させないための、ほんのちょっとの工夫です。
