白取流の・・・

2007年08月24日 - EXCELのハナシ　投稿者白取です

コピー＆貼り付け。
Excelを使うなら誰しも行う基本操作で、とても使用頻度の高い機能です。

特に、ある程度表が完成してきた場合、完成した表を修正したりする場合、セルの何の情報をコピー＆貼り付けするのか意識しながらで実行するのと、ただなんとなく実行するのでは、効率に大きく影響してきます。

例えば下図のような表で、C3をコピーして、E6に貼り付けした場合、普通に貼り付けしてしまうとE6の左右罫線が二重線になってしまいます。これは罫線の引き方の工夫だけではどうしようも無いので、コピー＆貼り付けのやり方を工夫する必要があります。

まずは、セルに含まれている情報（値、数式、書式）について理解しましょう。

セルの値は、そのままですがセルに表示されている値です。仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っていて、その結果が10,000だとします。この場合、値は計算結果の10,000になります。

続いて数式（計算式）。これは仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っている場合は、=SUM(D3:F3)が数式（計算式）になります。ではC3に計算式がなく、ただ10,000や文字が入っている場合はどうなるかというと、入力されている値が数式として扱われます（この場合は数式＝値という解釈で構わない）。

書式はフォント、罫線、条件付書式などの情報です。コメントと入力規則は書式には含まれません。

コピー貼り付けの際、セルの情報を、値だけ、数式（計算式）だけ、書式だけ、全て、この4つで分類し瞬時に「何を貼り付ければ良いか」を判断できるように訓練しましょう。

ちなみに、冒頭の例は、C3の値のみをE6へ貼り付けすると罫線を直す必要がなくなります。

という事を踏まえ・・・

白取流「コピー＆貼り付け」使いこなしのポイント

・操作はキーボードで（範囲指定も含めて）
・必要な情報（値、数式、書式、全て）を判断して貼り付けする

この2点だけです。

この2点を操作を無意識で、例えば「値だけ貼り付けたい時は、どうやるんだっけ・・・」と考えながらやるのではなく、ここは「値だけ貼り付ける」と思いながら操作が完了している。そんな感じで出来るようになって欲しいと思います。

ではここからキーボードで操作する具体的な方法を説明します。

私はツールバー上の「コピー」と「貼り付け」のアイコンは使いません。
ツールバー上からも「値のみ貼り付け」などを実行する事もできますが、私の場合、範囲指定もキーボードで行うので、操作中にマウスに持ちかえたり、ツールバー上にまでマウスポインタを移動させたりするのが、時間がかかりとても面倒なので、以下のようなキー操作で実行するようにしています。

＃今回書く事ができませんでしたが、キーボードを使った範囲指定も近いうちに書きたいと思います

●コピーする
[Ctrl]を押しながら[C]を押します。
（ツールバー上でコピーのアイコンをクリックする事と同じです。）

●形式を選択して貼り付け

（値のみ貼り付けの操作を例にとって解説します。）

[Alt]を押しながら[E]を押す。（メニューバーの編集にカーソルが移動します）
続けて[S]を押すと「形式を選択して貼り付け」のウインドウが開きます。