コピー＆貼り付け。
Excelを使うなら誰しも行う基本操作で、とても使用頻度の高い機能です。

特に、ある程度表が完成してきた場合、完成した表を修正したりする場合、セルの何の情報をコピー＆貼り付けするのか意識しながらで実行するのと、ただなんとなく実行するのでは、効率に大きく影響してきます。

例えば下図のような表で、C3をコピーして、E6に貼り付けした場合、普通に貼り付けしてしまうとE6の左右罫線が二重線になってしまいます。これは罫線の引き方の工夫だけではどうしようも無いので、コピー＆貼り付けのやり方を工夫する必要があります。

---

まずは、セルに含まれている情報（値、数式、書式）について理解しましょう。

セルの値は、そのままですがセルに表示されている値です。仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っていて、その結果が10,000だとします。この場合、値は計算結果の10,000になります。

続いて数式（計算式）。これは仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っている場合は、=SUM(D3:F3)が数式（計算式）になります。ではC3に計算式がなく、ただ10,000や文字が入っている場合はどうなるかというと、入力されている値が数式として扱われます（この場合は数式＝値という解釈で構わない）。

書式はフォント、罫線、条件付書式などの情報です。コメントと入力規則は書式には含まれません。

コピー貼り付けの際、セルの情報を、値だけ、数式（計算式）だけ、書式だけ、全て、この4つで分類し瞬時に「何を貼り付ければ良いか」を判断できるように訓練しましょう。

ちなみに、冒頭の例は、C3の値のみをE6へ貼り付けすると罫線を直す必要がなくなります。

---

という事を踏まえ・・・

白取流「コピー＆貼り付け」使いこなしのポイント

・操作はキーボードで（範囲指定も含めて）
・必要な情報（値、数式、書式、全て）を判断して貼り付けする

この2点だけです。

この2点を操作を無意識で、例えば「値だけ貼り付けたい時は、どうやるんだっけ・・・」と考えながらやるのではなく、ここは「値だけ貼り付ける」と思いながら操作が完了している。そんな感じで出来るようになって欲しいと思います。

---

ではここからキーボードで操作する具体的な方法を説明します。

私はツールバー上の「コピー」と「貼り付け」のアイコンは使いません。
ツールバー上からも「値のみ貼り付け」などを実行する事もできますが、私の場合、範囲指定もキーボードで行うので、操作中にマウスに持ちかえたり、ツールバー上にまでマウスポインタを移動させたりするのが、時間がかかりとても面倒なので、以下のようなキー操作で実行するようにしています。

＃今回書く事ができませんでしたが、キーボードを使った範囲指定も近いうちに書きたいと思います

●コピーする
[Ctrl]を押しながら[C]を押します。
（ツールバー上でコピーのアイコンをクリックする事と同じです。）

●形式を選択して貼り付け

（値のみ貼り付けの操作を例にとって解説します。）

[Alt]を押しながら[E]を押す。（メニューバーの編集にカーソルが移動します）
続けて[S]を押すと「形式を選択して貼り付け」のウインドウが開きます。

更に続けて[V]を押すと「値のみ」を選択できるので、続けて[Enter]を押すと値のみ貼り付けの完了です。

()内にショートカットキーが表示されているのに気づいているでしょうか？
Vなら値を、Fなら数式を、Tなら書式を、というようにキーボードの操作で選択する事ができます。

---

●まとめると
[Ctrl]+[C]でコピーして

【値のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[V]→[Enter]

【計算式のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[F]→[Enter]

【書式のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[T]→[Enter]

【全て】の場合
[Ctrl]+[V]
（[Alt]+[E]→[S]→[A]→[Enter]よりキー操作は少ないのでこちらがお勧め。）

このような感じになります。

ウインドウが表示されれば確認できるので、形式を選択して貼り付けの全てのショートカットキーを覚える必要はありません。最も良く使うこの3種類は絶対覚えておきたいですね。[Alt]+[E]→[S]までは同じ操作なので、ここまで覚えれば後は簡単です。

あとは、

【上のセルをコピー＆貼り付け】

[Ctrl]+[D]

も良く使いますね。これは[Ctrl]+[C]でコピーする必要は無く、[Ctrl]+[D]を押すだけで上のセルの内容を複写しますので、ちょっとした時に便利です。

---

マウス操作の方が楽・・・と感じるかもしれません。

ですが、一旦覚えてしまえば自転車の乗り方と一緒で決して忘れるものではありません。最初はゆっくりでも良いので、一つ一つ意識しながら操作してみて下さい。ブラインドタッチができる方なら10回位やればすぐに慣れると思います。慣れてしまうと、もうマウス操作には戻れないですよ。

これらのショートカットキーはExcel2007でも利用できるので、Excel2007のリボンメニューに困惑することが少なくなるメリットもあります。（いずれ私が良く使うショートカットキーについて書きたいと思っています。）

---

見栄えを良くする罫線の引き方。
見栄えを求めると逆に見栄えを損ねる事があるというパラドックスの解決方法について。

という事を数回にわけて書いてきましたが、複数ページにわたる取引先リストのような場合には、これでは解決できない問題があったりします。という事で、次回はワークシートには罫線を引かないけど罫線を印刷するという、ちょっと怪しげなネタを書いてみたいと思います。

この記事のリンク | コメント[0]

アップルラインゴルフセンターで、ＭＡ（モーションアナライザー）というスイング分析装置を導入しました。（長野県内初だそうです。）

9月からの本格導入に先立ち、8月25日(土)～26日(日)と9月1日(土)～2日(日)の2週連続でモーションアナライザーの体験イベントを開催します。

モーションアナライザーは
・自分とプロのスイングを並べて表示し比較できる
・スイング映像に線を引き、スイングの角度分析などができる
・Web上または専用CD-ROMに保管できるので、自宅でチェックできる

などの機能があります。
私も導入時の打合せにも数回参加させて頂き、実際にモーションアナライザーを見てみましたが、「映像に線を引く」それだけでも劇的にスイングの良し悪しが把握できるんですね。少し驚きました。

「俺のスイングこんなにひどかったのか・・・」「自宅でこっそりチェックできるのが良いね・・・」なんて言う上司の声も聞こえてきたり。

モーションアナライザー及びイベントについての詳細は、アップルゴルフラインセンターのWebサイトにて。

http://www.appleline-golf.com/

私も、26日にイベントの様子を見に行こうと思っています。

この記事のリンク | コメント[0]

コピー＆貼り付けしたら一部分だけ罫線の太さが変わってしまった・・・。見やすくするために罫線の種類を変えた表を編集しているとよくある事ですが、その都度罫線の引き直すのは面倒ですよね。

EXCELのツールバーだけを使ってもそれなりの作表はできますが、それだけでは見た目の良いものを、効率良く作成する事はできないと感じます。そこからもう一歩（ほんのわずかです）踏み込んだ使い方をマスターしたいものです。

このブログで取り上げている話題も、実際のトコロあまり大した事ではありません。とても小さな差だと思います。
ですが、ひとつひとつを見るとほんの少しの差でも、それを積み重ね継続していくと大きな差になる。そんな事を意識しながら今回の記事を読んで欲しいと思います。

---

■引いた罫線を見やすくする
セルの枠線があると、罫線がとても見づらくなります。特に細い線を引くと、枠線との判別が難しくなります。私はある程度罫線を引いたら、枠線を非表示にしてしまいます。

セルの枠線は「ツール」→「オプション」を選択し、「表示」のタブより「枠線」のチェックを外すと消すことができます。

---

■セルのどの位置に罫線を引いているか理解する。

このような罫線を引く場合の手順を例に説明します。
B列は項目名、2行目はタイトルとして使用するという前提で、個人的にはあまり使用しませんが、差が分かりやすいのでそれらを二重線で区切りました。

---

【手順】

B2～E10までの範囲を選択し、「書式」→「セル」を実行し「罫線」のタブを選択します。
以下図のような順序で線のスタイルと罫線を引く位置を選択していきます。

これで全体の罫線は引く事ができたので、ここから区切りを強調させるための二重線の引き方になります。

B2～B10を範囲を選択し、「書式」→「セル」を実行し「罫線」のタブを選択します。
二重線を右側だけ引くように指定します。

同様にB2～E2セルの下罫線を二重線に、B10～E10セルの上罫線を標準の線に指定します。

まとめると、このような感じになります。

B列の右罫線は二重線ですがC列の左罫線は二重線ではありません。2行目の下罫線と3行目の上罫線、10行目の上罫線と9行目の下罫線も同様の関係になります。
このような作りにしておくと、例えばC3のセルをコピーして、E9に貼り付けしても罫線は影響を受けず、線のスタイルの違いをあまり意識せずに編集ができるようになります。

---

B列とC列の真ん中に罫線を引く場合、

・B列の右罫線
・C列の左罫線
・BとCの間の罫線（中罫線＝B列の右罫線＋C列の左罫線）

EXCELではこの3種類の方法があります。いずれも見た目は同じなのですが、コピー＆貼り付けを行った時に違いが出てきます。ツールバー上で操作していると、この辺の違いが理解しづらいです。

作表はやりやすい方法で行えば良いと思いますが、こういったEXCELの挙動、性質を理解しながら（意識しながら）行うのが大切だと思っています。

ただし、罫線の引き方だけでは限界がありますので、次回はそれを補うためのコピー＆貼り付けのコツというモノを書いてみたいと思います。

プロのサッカー選手で、ボールを止める、蹴るという基本動作を疎かにしている人はいないはずです。「罫線を引く」「コピー＆貼り付けする」という操作もEXCELを使う限り必ず発生する基本動作です。基本動作を疎かにせず、きっちり身につけたいものですね。

この記事のリンク | コメント[0]