仕事を整理する
2007年06月08日 - EXCELのハナシ 投稿者 白取です
ToDoリストは「やらなければならない仕事を整理する」ために使います。
本日は、前回の予告通り、ちょっとしたToDoリストを作ってみましたので、それを元に解説したいと思います。（私自身、これを使っている・・・という訳では無く、例示という意味でチョコっと作ってみました。）
まずは以下のファイルをダウンロードして下さい。
ToDoリストサンプルのイメージ図です。（クリックで拡大図を表示します）
機能としては
優先度Ａのものは強調赤字で表示。
完了したものはグレーの網かけ表示。
期限が過ぎたものは薄い黄色の網かけ表示。
といった単純なものとなっています。
これもやはり条件付書式と入力規則の組み合せで作ったものですが、以降に注意事項などを記載したいと思います。
■書式の優先順位を決める
今回の条件付書式の条件では、優先度・進捗度・期限の3つを参照しています。という事は複数条件を満たす場合もあるので、その時の優先順位を考える必要があります。複数の条件を満たす場合、満たした全ての条件付書式が適用されるのではなく、上の条件が適用されるという仕様を理解し優先順位を考えましょう。
上図では、完了した仕事に優先度も期限切れもないので、進捗度が完了になっているものを条件1に設定しています。
続いて優先度がＡのものの書式を優先するか、期限を過ぎたものの書式を優先するかは好みによりますが、サンプルでは後者を優先する設定になっています。
やっている事は実に単純ですが、これを実際にゼロから作ってみようと思うと、なかなか出来なかったりします。これは自分の思っている事を明確に手順化し、それをコンピュータに命令する事が出来ていないからです。
■期限の比較
条件2では期限と今日の日付を比較しています。
今日が期限のものも色をつけたかったので、$F4<=TODAY()という比較をしています。（期限が今日以下という意味です）
これだけですと、日付が入力されていないものにも書式が適用されてしまうので、$F4<>""という条件も追加し、AND関数で両方を満たすものだけという条件にしています。
応用例として、期限3日前のものから色をつけたい場合であれば、$F4<=TODAY()+3としてみて下さい。
■EXCELの機能をうまく使う
EXCELには並べ替えや、オートフィルタなど便利な機能が数多くあります。
それらを活用すれば、期限順に並べ替えたり、優先度がＡのものだけ表示したりする事もでき、整理もしやすくなります。
サンプルではオートフィルタがかかった状態になっているので色々触ってみて下さい。
このブログで、Excelを使う事は手段であり目的では無いという言い方をしていますが、これは決して手段を軽んじている訳ではありません。目的があっても手段が無ければ達成のしようがありませんから。
仕事は色々あり、仕事や自分に合った整理方法も色々あります。自分（会社）の目的を叶える手段を身につけられると良いですね。
