IT化や電子化すると何でも便利になるという誤解があります。

先日、個人的な事で、某お役所に書類の再発行の申請をしに行きました。
事前にWebで住所などを調べていたら、申請書も掲載されており、しかもWord形式だったのでこれは便利だと思いダウンロードしてみました。必要事項を入力しようと思いましたが、文字の配置が適切に設定されていないため、レイアウトを自分で整えながら入力しなければならず、こんな面倒なら手書きの方が早いと、結局プリントアウトしたものに手書きで記入しました。

現地では書類を提出するだけで良く、スムーズに申請と再発行処理が行え良かったと思いましたが、受付の方が、私の提出した申請書の余白部分を切って大きさを整えている事がとても気になりました。

Wordのページ設定の通りA4用紙でプリントアウトして行ったのですが、余白が多く、恐らく本物の申請書はB6位の小さいサイズなのだろうな？と想定はしていましたが、その光景を見て、『なんだかなぁ』と感じてしまいました。

ここで、考えて欲しいと思います。

役所としては、
・Wordで申請書を作る手間（Webに掲載する手間もある）
・申請書のサイズを整える手間（A4からB6サイズに）

私としては
・Webから申請書をダウンロードする手間
・ダウンロードした申請書に入力しようとしたが諦めた手間
・結局手書きで申請書を記入した手間

これらの手間が発生しています。
現地で混雑が避けられる利便性はあるかも知れませんが、これなら現地で申請書を書いた方が手間が少ないと思いませんか？要は申請書をWeb上に掲載する事が目的になっていて、利用者が実際に使う事までイメージできていないのだと思います。折角、良いサービスを提供しようと手間をかけているのに、色々な意味で勿体無いと思います。

そんな事も踏まえつつ、本日は入力規則の具体的な使い方について書きたいと思います。

よく○○申請書・○○申込書などで、男・女や有・無どちらかを記入してもらう場合があります。手書きの場合、○をつけるだけなので、選択肢の全てを記載しておくのは非常に有効ですが、Excelで表現する場合にも同様の方法を取るのはとても面倒なので避けた方が良いと思います。

Excelで選択項目に○をつけるには、オートシェイプで○を描くしかありませんが、
・楕円にならないような調整や、微妙な配置が難しい。
・画面上ではきちんと選択肢を囲む形で○をつけても印刷するとズレ事がある。
・シート保護をかけられない。（シート保護時は図形描画ができません）

など決して便利とは言えません。手書きとは別物として考えるべきです。

このように、選択肢を記載しておき、オートシェイプで○を描いてもらう、手書きの延長パターンをよく見かけます。使う時（使う人）の事まで考えずに作成した例です。

折角Excel（パソコン）を使って入力するのであれば、以下図のようにリストから選択させる方が具合が良いです。

このようにリストから選択させる場合は入力規則を使います。（定形の選択肢がある場合に便利です。）
入力規則を設定するには「データ」→「入力規則」を実行します。

入力値の種類を「リスト」にし元の値に選択肢を指定します。この場合「有,無」と有無の間をカンマで区切って指定します。（もう少し便利な設定方法もありますが、説明は別の機会にしたいと思います。）

これだけでは、分かりづらいと思う場合は、もう一工夫でセルにコメントをつけます。コメントはマウスポインタがそのセル上にくると表示されるので便利です。（つけすぎると邪魔になります。）

「挿入」→「コメント」で設定する事ができます。

コメントを設定したセルは、右上が赤く表示されます。そのセル上にマウスポインタを持ってくると設定したコメントが表示されるので、少し注釈が必要な項目にも便利です。

細かい事ですが、Excelでの入力を想定した表を作るのであれば、こういった配慮をしないと、手書きで記入するより不便になってしまいます。ただIT化、電子化しても決して業務は楽にはなりません。