見やすい表を作る配慮と工夫　その２

2007年04月17日 - EXCELのハナシ　投稿者白取です

前回は1行おき網掛けするテクニックを紹介しましたが、実はExcel2007では、あのような面倒な計算式を入れなくても簡単にできるらしいです。

それはさておき、今回は前回の続きで、もう少し細かいところで補足を入れたいと思います。
始めに断っておきますが、いずれも見やすい表を作るための配慮と工夫ですが、かなり地味な話題です。

サンプルとして取引金額の降順の取引先リストを作ってみました。
まずは、以下の2種の表を見比べてみて下さい。

どうでしょうか？
以降に私が作る場合、どんなところに気を使っているか書いていきます。
細かいことですが、トヨタ生産方式でも言われている、小さな改善を怠らないという事を大切にして欲しいと思います。

■フォントについて
私はゴシック体より明朝体を多用します。よりフォーマルな感じがするのが理由ですが、セルに網掛けをし、且つ文字が小さくなるような場合では、明朝体では線が細く網掛けに負けて見づらくなるので、ゴシック体を使うようにしています。

■行の高さについて
EXCELの初期値（自動設定）のままでは見づらいです。あまり大きく設定するとバランスが悪いので、私の場合15～18の範囲で設定する事が多いです。「書式」→「行の高さ」で指定します。

この2つは、ワークシート全体を指定し、一気に行ってしまいます。

■網掛けについて
網掛けはパソコンの画面上だけで見る場合は問題になる事は少ないのですが、印刷すると文字が消えて見えなくなってしまうような網掛けパターンが多いので、私はよく使うパターンを3種類くらいに絞っています。

■文字切れさせない

取引先名などを最大文字数で列幅調整すると、極端に文字数の違う取引先があると、これも意外と見づらいです。かといって狭くすると取引先名が途中で切れてしまいます。

そのような時は、以下の設定をすると良いです。
設定したい範囲を選択し「書式」→「セル」より配置のタブを選択し、縮小して全体を表示するにチェックを入れます。

■連番を振る（必要に応じて）

冒頭の資料は、取引金額の多い順に表示されています。
例えば、会議で「この取引先についてどうこう」と打合せしたい場面では、真ん中へんの○○○○という取引先について・・・というよりは、何番の○○○○についてと言う方が楽ですよね。もちろん見るほうも探す手間が減りますので、このような場合順位を入れるような配慮ができると良いですね。

必要の無いものにまで行う必要はありませんので、作成した資料がどのように使われるか知っておく事も重要です。

私も会議の進行や、社内研修などを行う際に、資料のどこを見て下さい・・・という意志を伝えるのに苦労する事があります。基本的な事ですが、ページ番号や項目番号というのは重要です。

これは自分の失敗談ですが、基本的な事すら出来ていない資料で行う会議は、進行役の空回りか、資料を見るのに時間を費やし、グダグダの長い会議になるのがオチです。

以下の手順で連番をふる事ができます。
連番を入れたい範囲を指定します。この時先頭のセルに開始番号を入れておきます。
「編集」→「フィル」→「連続データの作成」を実行します。