見やすい表を作る配慮と工夫
2007年04月10日 - EXCELのハナシ 投稿者 白取です
EXCELに条件付書式という機能があります。
Excel2007では機能が拡張され、注目されはじめた（と思う）ようですが、実はExcel2000の頃からある機能で、広範囲にわたって一度に書式を指定できるのが便利で多用しています。この一度に書式設定ができるというのがポイントで、コツを掴むと手品のように一発で書式設定ができる事に爽快さを感じる事ができます。
Excel2007より前のバージョンでは、あまり目立たない所にメニューがあり、また計算式を使った書式設定が少し面倒（使いづらい）なため、なかなか使われにくいように感じられます。そんな条件付書式の活用事例を紹介したいと思います。
1行毎に網掛けをする
だから何？と言われそうな話題ですが、EXCELの表って意外と見づらいものです。
当社で言うと事業部数は本社を含め11程度ですが、管理会計を行う単位はもっと多いので、その単位で横並びの表を作ると、かなり横長の表になってしまいます。（印刷するとA3になってしまいます。）
横長の数字ギッシリの表というのは、罫線が有るとはいえ行を横に追っていくと、余程注意しなければ自分がどの行を見ているのか見失ってしまいます。見づらい表を見るのは地味に面倒な作業です。
そんな表に1行置きに網掛けをすると、紙ベースでも、画面ベースでも少し見易くなります。劇的に良くなる訳ではありませんが、それに慣れると、無くなった環境では見る気力が起きなくなってくる・・・その程度役に立つテクニックです。
設定前と設定後の表を掲載しておきますので参考に見てみて下さい。
【設定手順】
まず書式設定したい範囲を選択します。
続けて「書式」→「条件付書式」を選択します。
条件付書式の設定ウインドウから、条件を「数式が」にします。
続けて=mod(row(),2)=1という計算式を設定します。
細かい説明は端折りますが、modは余りを求める関数で、rowが行番号を求める関数です。行番号を2で割ってあまりが1だったら・・・という設定になります。この場合、奇数行だったら設定した書式が適用されるという意味になります。
計算式を入れたら書式のボタンをクリックします。
セルの書式設定ウインドウが出てくるので、「パターン」のタブをクリックし「薄い緑」を選択します。白黒印刷でも文字が消えず、目にも痛くないので良く使う色です。
あとはOKをしていけば設定終了です。
特に人から頼まれた資料を作成していると、ついつい表を作る事が目的になってしまいますが、本当は資料を見る人が、正確に情報を把握する、何らかの判断をするという事が目的なのです。
EXCELを利用する事も、更に条件付書式を利用する事も目的を達成するための手段に過ぎません。目的を達成しやすいように、見やすい表を作る配慮と工夫が大切だと思います。（中々配慮に気づいてくれないので寂しいですが・・・。）
補足したい事はまだ沢山ありますが、記事が長くなってしまったので、とりあえず今日はここまでにします。
