ちょっと問題です。

EXCELで作った取引先の住所録があります。
取引先の件数は約5,000件です。
上司から市区町村の合併で上水内群豊野町を長野市豊野町に変更するよう指示されました。（ちょっと古い話ですが・・・。）
ついでに見づらいので、長野県の場合は県名は消して欲しいとも指示されました。

どのくらい時間がかかる作業だと思いますか？

5,000件を目視で確認しながら1件1件修正していたのでは、とても1日で終わる作業ではありません。この方法でやり遂げたなら、きっと指示した上司から「大変だったね」と感謝され、粘り強くやり遂げた事に対する充実感を得られる事でしょう。

しかし、やり遂げた努力は理解しますが実は評価には値しません。辛辣な言い方をすると「無駄な努力」です。なぜなら、ほんの少しEXCELに詳しい人なら1分もあれば余裕を持って出来る作業だからです。

作業手順としては、

住所の入力されている列を指定しておき
「編集」→「置換」から
検索する文字列を「上水内郡豊野町」
置換後の文字列を「長野市豊野町」と入力し「すべて置換」を実行する。

続けて
検索する文字列を「長野県」
置換後の文字列は空白にして「すべて置換」を実行する。

これだけです。

置換という機能を使い2回操作を行うだけです。難しい事は一切ありません。
これならたとえ件数が10,000件になっても大した問題ではありませんね。
手作業とは仕事の質が違うという良い例です。

EXCELは事務職に限らず本当に多くの人が利用されているソフトです。
ですが、罫線を引くことができ四則演算の計算式が入れられるだけでも、それなりに綺麗な表が作れ、手書きで表を作成するよりは便利なので、多少の差はあるものの、その程度できれば充分と思っている人が多いように感じられます。
その思いが、満足なのか、妥協なのか、諦めなのか分かりませんが、このような考えをした時点で進歩はなくなります。

また、1つの機能を知っている（活用する）だけでも、ドラスティックに仕事の効率をあげる事ができるツールなのですが、活用するという意識がその利用頻度や重要性に比例していないのが現状では無いでしょうか。（これはEXCELに限った事ではありませんが。）
仕事の質の違いを理解できず、手作業の延長として利用しているだけでは、あまり便利にはなりません。便利なものを便利に使えないのは非常に勿体無い事ですね。

ここ数年の急激とも言えるIT化により、確実に生産性の向上ができるインフラを構築できているはずなのに、今もなお企業における課題としてホワイトカラーの生産性向上が取り上げられているのも、こういった事が原因なのでは無いかと考えています。

あえて語弊を恐れず、少し過激な発言をしてみましたが、念のために言っておくとEXCELが出来る人が立派という趣旨ではありません。EXCELが出来る、出来ないというのも、仕事のごく一部の要素に過ぎませんから、それだけで優秀かどうかを判断される訳ではありません。全体としての活用度が低いので、自分なりの武器にできるチャンスが多いという事です。

自分の武器を持つという言葉は、私も先輩から言われた言葉です。言われた時にはさして感銘も受けませんでしたが、今となってはよく理解できる言葉です。

先輩に感謝の意を込め、また、この記事を読まれている方に何かの参考になれば・・・という思い、当社ももっと活用力を上げなければいけないという思いも込めて、今後EXCEL関係の話題もこのブログで取り上げていこうと思います。（意外と社内でも読まれているようなので）