また少し間が空いてしまいましたが、今回はオートシェイプなどの図形を描画し捺印部を作る方法を解説します。

捺印部を作る・・・というのは単なる例なので、

・図形は[ALT]を押しながら描画する。
・グループ化する。

という部分を身につけて欲しいと思います。
長くなってしまうので、文字のサイズの変更や図形の書式設定の方法などは端折って解説しますのでご了承下さい。

図形描画のツールバーが無い場合は、「表示」→「ツールバー」で図形描画のチェックをONにして下さい。

まず、3行目の行の高さを適当に広げ、図形描画のツールバーからテキストボックスを選択します。

始点でマウスの左ボタンを押す前に、キーボードの[ALT]キーを押して下さい。そのままマウスの左ボタンを押しながらマウスを移動させてみてください。かなりいい加減に操作しても、きっちりセルに合わせて図形が描画できることが理解できると思います。

上図では、図形の終点とマウスポインタ（十字の部分）の位置がずれている事がわかるかと思います。ALTキーを押さないとマウスポインタの位置が終点になります。

続けて四角形で捺印部を描画します。

捺印の欄を3つにします。
図形自体をコピー＆貼り付けでもOKですが、B2～B3を範囲選択しコピーしてから、C2で貼り付けを実行しても簡単に複製できます。続けてD2へも貼り付けます。

最後に描画した図形をグループ化しひとまとめにします。

図形をSHIFTキーを押しながらクリックしていきます。
全ての図形が選択できたら、図形上で右クリックし「グループ化」→「グループ化」を選択します。（必ず図形上で右クリックして下さい。）

グループ化すると図形の配置やサイズの変更がまとめてできるの便利です。

毎回オートシェイプの図形を利用して捺印部を作るのは結構面倒なので、あらかじめ雛形を作っておくと良いですね。

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ムックというとガチャピンを想像しちゃいますが、ムック（MOOK）は雑誌扱いの書籍の事で、「MAGAZINE」と「BOOK」を合わせた造語との事です。

私は趣味（？）で作ったソフトウェアやEXCELのテンプレートをインターネット上に公開していまして、ありがたい事にちょくちょくムックや雑誌に掲載されています。大抵は紙面の小さなスペースで紹介される程度なのですが、3ページにわたって紹介された事があるというのが自慢で、実はそれが自信になって、このブログでEXCELネタを書こうと思ったきっかけにもなっています。

「お金は貰えるのか？」よく聞かれる事なのですが、ギャラも印税も全く関係なく、私は1円の収入にもなりません。お金にはなりませんが、見本誌を貰える事が多く、色々なソフトが収録されていて楽しいので暇なときに見るようにしています。

EXCELの参考書はリファレンスものが多いので、こういったムックで、識者が作ったEXCELシートから具体的な使い方を勉強するとレベルアップできるかも知れませんね。（まあマクロでガチガチに作ってある場合が多いですけど。）

9月と11月にも雑誌に載るようなので、楽しみにしています。

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私が捺印部を作成する場合、以下のどちらかで行っています。

・図として作成する
・オートシェイプで作成する

今回は前者の「図として作成する」方法を解説したいと思います。（前回までにかなり大げさな表現をしたので、若干書きづらい面もありますが。）

まずは完成形。
C列の3行目に捺印部を入れています。

捺印部が、セル幅に制限されずに作成できている事が確認できます。

ここから作り方を解説していきます。
まずは別のワークシートに下図のように捺印部のデザインを作ります。

ごく普通なつくりですが一応解説しておくと、B2に作成者、C2に照合者、D2に責任者と入力し、フォントサイズの変更と中央揃えをします。3行目の行の高さを適当に広げます。最後に罫線を引いて終了です。

続いて、B2～D3までの範囲を選択し「コピー」を実行します。

捺印部を入れたいシートをアクティブにし、[SHIFT]キーを押しながら「編集」をクリックし、「図の貼り付け」を選択します。

すると、コピーした範囲が図（画像）となって貼り付けされます。ちょっと不思議な感じですね。

図として貼り付けた場合、画面表示と印刷時では微妙に捺印部の配置が変わってしまうので、必ずプレビューで確認し位置の微調整を行って下さい。（これがちょっと面倒なトコロですね。）

図のサイズを変更すると、画面では若干シャギー感が出たり罫線が太く描画される事がありますが、キレイに印刷されるので気にしないで構いません。

マウスポインタか下図の形状の時に行うと、縦横の比率を崩すこと無く、図のサイズを変更する事ができます。

図の貼り付けというメニューは、[SHIFT]を押しながら「編集」をクリックしないと出てこないので、知っている方は少ないかも知れませんね。

私は捺印部の作成だけでなく、EXCELで作った表をWordやPowerPointなどで利用したい場合にも使う事があります。ただし、文字数値のデータを変更する事はできないので、いつも使う訳ではありませんが。

次回はオートシェイプで捺印部を作る方法を解説します。

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自分も含めて会社関係の出席者は12名。それ以外の新郎側の友人が10名で、新婦側の友人が15名で、今のところ37名か。

35名以上でないと会場は貸切にならないって言うから全員来ればOKだけど、参加が微妙な人が3名いるからギリギリだな。

会費はどうしようか。披露宴から参加する人が多いから食事は少なめにして、会社の人間は酒飲みが多いから飲み放題は外せない。女性はあまり飲食しないから会費は少なめにした方が良いなかな。

そんな事を考えながらEXCELに値を入力し、人数の整理や会費のシミュレーションをする。

何度か結婚式の二次会の幹事をやりましたが、こんな感じで、人数と会費（予算）をEXCELでまとめながら、参加者の調整や会場との交渉などを進めていきました。

少し言い方を変えると、EXCELを使って情報を整理し、その情報を元にコミュニケーションをとりながら段取りを進めていた訳です。シチュエーションは違えど仕事でも似たような使い方をする機会は多いものです。

職場を見渡せば多くの人がEXCELの画面を開いています。

様々な用途でEXCELを使っていると思いますが、大きく考えるとそのほとんどが「情報を整理しコミュニケーションをとるため」に使用しているのだと思います。

では、もう一度下図のような表について考えてみましょう。

捺印部。
これは情報を整理する、コミュニケーションを取る、という事にほとんど寄与しないいわばノイズのようなものです。

列の幅を狭くし方眼紙のような形にして、セルの結合でレイアウトを作成していく方法自体は、セルの幅の制限を受けずに複雑なレイアウトを実現できる手法ですが、上図のようにノイズに惑わされ、使い勝手を悪くし情報を整理しづらくするような使い方はしたくないですね。

という事で、前置きがかなり長くなってしまいましたが、次回からこのノイズを取り除く方法を紹介したいと思います。

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私は「やたらとセルの結合がされているワークシート」が大嫌いです。

このような感じで、列の幅を狭くし方眼紙のような形にして、セルの結合でレイアウトを作成していく。こんな表をみるとガックリしてしまいます。

私自身の経験論として、この手法はノウハウというより、単なるやっつけ仕事の部類なので、やっつけ仕事で使うには構わないと思いますが、あまり無節操に使って欲しくはありません。

私が「セルの結合」を嫌いな理由として

その１．範囲指定がしづらい。
途中で結合されているセルがあると、予期しない範囲を選択してしまう。
また上図のような方眼紙のような形式にすると、セル数が多くなるのでキーボードによるアクティブセルの切り替えが手間になる。

その２．形式を選択して貼り付けができない。
セルの「値のみ」や「数式のみ」の貼り付けを実行しても、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です」とメッセージが表示され実行できない。

要するに非常に使いづらい表になるということです。まだまだ不満はありますが省略して、少し話を戻します。
そもそも、下図のような表の場合、本当にセルの結合をする必要があるでしょうか？

私は全く必要性を感じません。
捺印部をどう作るか？という事を次回から少し書いてみたいと思いますが、それ以外はごく初歩的な表ですよね。かえって方眼紙方式でレイアウトを作成する方が手間を食うくらいです。

セルの結合は私も使います。
ただし使う時は

・今後の使用頻度や使う人のレベルはどうか？
・違う方法で実現できないか？
・そもそもレイアウトを変更した方が見やすいのではないか？

などを考慮してから使うようにしています。

方眼紙方式で表のレイアウトを作成していく方法を多用し、必要性の是非を全く考えなくなり、使いづらいだけの表を惰性で作り続けてしまわないように、気をつけたいものですね。

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少し間が空いてしまったので、軽く前回のおさらいから始めてみます。

EXCELでは、セルの表示形式（書式設定）を変えるだけで、「入力値とは違った形に見た目を変える事ができる」という面があり、前回は#,###,,という表示形式を使って、単位一円で入力された値を、単位百万円に表示してみました。

今回はその表示形式について、もう少し詳しく解説してみたいと思います。

まずは基本形。
なんとなく想像がつくかと思いますが、#,###というのは、数値を3桁で区切る場合に使います。

Excel2003で実験してみた所、下図No2のように#,##と3桁が足りなくても、No3のように#,###,###と桁区切りをを多く入れも同様の結果を得る事ができるので、ちょっと間違っても表示に影響はありません。

#,###,のように#,###の後に,（カンマ）を入れる事によって、数値を 1,000 で割って小数部を四捨五入して表示する事ができます。

では、もう1例。
今度は#,##0と最後をゼロにしてみます。下図No4では#,###とした時と何の変化もありませんが、No5と6のように入力値が0の場合に#と0で結果が変わってきます。

EXCELのヘルプを見ると・・・

# を指定すると、有効桁数だけが表示されて余分なゼロは表示されません。
0 (ゼロ) を指定すると、数値の桁数が指定したゼロの数よりも少ない場合に余分なゼロを表示します。

と記載されています。

要するに「#,##0は入力値が0の場合0を表示し、#,###は入力値が0の場合何も表示しない」というだけの違いになります。

下図のNo7とNo8を比較してみるとよく理解できると思いますが、No8は000と3個ゼロを指定しておき1を入力した場合です。入力値（数値の1）の桁数が指定したゼロの数よりも少ないので、足りない桁数分をゼロで補完し、001と表示するようになっています。入力値が99の場合は099となります。

No9とNo10のように、入力値（数値）の桁数が#や0の個数より多い場合は差はでません。

おまけですが、No11のようにカンマで区切るだけでなく、ハイフンなどで表示形式を作る事もできてしまいます。（色々応用できそうですが、そんなに使い道はありません。）

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目に見えるものが全てではない。
誰しも、人生の中で見た目と中身の違いを、良かれ悪しかれ経験されているかと思います。

見た目と中身の違い。実はEXCELでも同様の事が言えます。

例えば上図のように、

日付形式で入力した値に桁区切りの書式設定をした場合、日付に対応するシリアル値が表示される。

小数点以下を入力した値に桁区切りの書式設定をした場合、小数点以下を四捨五入して表示する。（見た目だけ）

と言うように、それぞれ入力値と表示結果が異なり、混乱や誤りの原因になってしまう面がありますが、セルの表示形式（書式設定）を変えるだけで、「入力値とは違った形に見た目を変える事ができる」という面もあります。

という事で、今回からセルの表示形式の便利な使い方について書いて行きたいと思います。

当社の前期（57期）の売上高は161億4千万円です。単純に12等分しても月平均13億4千5百万円です。これをEXCELで単位壱円で表示すると下図のような感じになります。

ちょっと見づらいですよね。経営者が見る資料としては、単位が壱円まである必要もありませんし、EXCELで作るにもレイアウト的に大変になります。

という事で、セルの表示形式を変更して、単位百万円の表示にしてみます。

「書式」→「セル」を実行し「表示形式」のタブを選択します。

分類を「ユーザー定義」にし、種類に#,###,,と入力しOKをクリックします。（最後に,,とカンマを２つ付けるトコロがポイントです。）

すると、セルに表示される結果は、単位百万円の表示になりますが、実際の値は単位壱円のままといった事ができました。

単位千円なら#,###,（最後にカンマを1つ付ける）にすればOKですし、単位壱円に戻すなら、ツールバーの「桁区切り」をクリックするだけでOKです。

もちろん限度はありますが、ちょっとセルの表示形式を設定するだけでガラッと見た目を変える事ができる訳です。

計算式を入力するが計算結果が表示される。というように、EXCELではそもそも見える値と実際の中身は異なるものなのです。

長所と短所は表裏一体。多機能で便利という事は複雑で難しいという事です。
セルの値と表示形式、そこに計算式も絡んできたりすると、ややこしくなりますが便利に使うためには理解しておきたい所ですね。

次回は暗号みたいな#,###,,いう部分について、もう少し詳しく解説してみたいと思います。

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定例的に決まって行う仕事のことをルーチンワークと言います。
事務系の仕事に就かれた方で言うと、毎日の伝票処理、月の統計資料の作成などになります。

毎月定例の資料を作成する場合、

・入力すべき箇所を空白にしたブックを元にして作成する。
・前回作成したブックを元にして作成する。

といった方法を取るのが一般的ではないでしょうか。

「原本となるブックを開く」→「内容を編集する」→「名前を付けてブックを保存する」

こういった方法を取っていると、「元になるブックを誤って編集し上書き保存してしまう」と言った失敗をする事があります。イチイチ直すのは面倒ですね。些細なことですが・・・、というより些細な事だからこそ、本来は労力をかけてはいけない部分です。

EXCELにはテンプレートに登録する機能がありますが、登録するのが面倒なのと、新規作成を行うまでのクリック数が多くなってしまうという理由で私は使っていません。今回はEXCELのテンプレート機能を使わずに、同様の処理を実現する２つの小技を紹介します。

まずは、前月分のブックをベースに、今月分のものを新規作成したい場合の例です。

下図の比較損益_会計別_200712.XLSを原本に新規ブックを作成してみます。

比較損益_会計別_200712.XLSを右クリックし、「新規作成」を選択します。

すると、比較損益_会計別_200712という名前をベースに「比較損益_会計別_2007121」という仮の名前が振られ、新規ブックが作成されます。中身はもちろん元にしたブックと同じ内容になります。

名前はあくまで仮なので、比較損益_会計別_200801.XLSといった名前を付けて保存するようになります。

今度は予め原本を作成し、それをベースに新規作成したい場合です。
こちらはWindowsの機能で「読み取り専用」の属性をつける事によって、上書き保存できない形でブックを開くようにします。

原本となるブックを右クリックし、プロパティを選択します。

全般のタブより、「読み取り専用」のチェックをONにし、OKをクリックします。

ブックを開くと「読み取り専用」という形で開かれます。

この状態で上書き保存しようとした場合、上書きできないという警告の後、名前をつけて保存のウィンドウが開きます。

既存ブックを開く際と同様に、エクスプローラー上でダブルクリックするだけで済むので、とてもお手軽なのに、原本を上書きしてしまうという失敗は起こりようもありません。利便性を維持しつつ間違えを発生させないための、ほんのちょっとの工夫です。

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今回は下図のように、C2に合計を求める計算式を入力し、「一番下の行まで一気にコピー＆貼り付けする方法」について書いてみたいと思います。

まずはマウス操作による方法です。
散々、「マウスでの範囲指定は効率が悪い」と言っていましたが、これは操作も簡単で便利な機能なので良く使っています。

【手順】
C2をアクティブセルとします。
アクティブセルの右下隅にマウスポインタをあわせると、ポインタが十字に変わります。

その状態で、ダブルクリックすると、最下行まで一瞬でコピー＆貼り付けができてしまいます。

暇つぶしにEXCEL関係の書籍を見ると、「へぇ～」と感心するような機能を知る事が多々ありますが、EXCELには隠し技的な便利な機能が結構ありますね。別に隠している訳ではないでしょうが、普段EXCELを使用しているだけでは、なかなか知る術がありません。

と、ここまでは、殆どの参考書に記載されているような事ですが、ではEXCELは「何をもって最下行がここまで」と判断しているのでしょうか？このブログでは、もう少し踏み込んだ解説してみます。

最下行がここまで。という判断は、アクティブセルの左右の列の値を見て判断しているようです。

上図のように、C2がアクティブセルだとすると、左隣のB列2行目から下にセルを見ていくと、値が5行目まで入力されており、6行目が空白になっている状態で、同様にダブルクリックしてみると、C5まで計算式がコピーされました。

左隣の列を見て、データが続く範囲（最終行）を、貼り付け先の最下行として見ています。
左隣に何もデータが無い場合は、右隣の列を見ます。左側が優先で、両側の列に値がある場合は、左隣の連続データの範囲を見るようです。

極端な例を言ってしまうと、下図のような場合では、ダブルクリックをしても何もしてくれません。

ちなみに、この操作では数式だけでなく、セルの全ての情報が複写されます。
また、オートフィルを実行しているようで、ここでは記載しませんが、やり方によっては連続データを入力する事もできます。

データが連続しない場合は・・・と言うと、万能なのが[Shift] + [Ctrl] + [End]です。

【手順】
C2をコピーして、[Shift] + [Ctrl] + [End]を押します。
右下隅が指定されてしまうので、 [Ctrl]を離し微調整します。
[Ctrl]+[V]を押し貼り付けします。

この例の場合であれば、[Shift] + [Ctrl] + [↓]による範囲指定も有効ですね。

[Shift] + [Ctrl] + [End]は万能なのですが、列数の多い表の場合、微調整が結構面倒だったりします。

バレーボールが顕著な例だと思いますが、スタメンはオールラウンダーが多く、試合の局面によってブロックに秀でた人、レシーブに秀でた人、より適した選手が交代で出てきます。

適した場面で適した人材を使う。試合に勝つためには必要な事なのでしょう。

EXCELを使うという小さな視点で見ても、同様の事が言えるのだと思っています。場面場面で見ると優れている機能がありますので、適した場面で適した機能を使えるようになりたいですね。

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今回はツボにはまれば便利な[Shift] + [Ctrl] +[*]について書きたいと思います。（*はアスタリスクで、[け]の刻印があるキーです。テンキー側の*キーでは使えません）

[Shift] + [Ctrl] +[*]は、「アクティブ セル領域 (アクティブ セルを含み、空白の行と列で囲まれているデータ領域) を選択する。」と、Excelのヘルプで表現されています。ヘルプなのに更にヘルプが必要な難しい表現ですね。

語弊を恐れず噛み砕いた表現にしてみると、「EXCELが勝手に表っぽい範囲を選択する。」という感じでしょうか。イメージ的にはそんな感じだと思います。

という事で、この「EXCELが勝手に表っぽい範囲を選択する」という部分を解説していきたいと思います。

まずは基本から。
B7のセルがアクティブな状態で、[Shift] + [Ctrl] +[*]を押してみます。

A3～D9までの範囲が選択されます。EXCELがこの範囲は、表っぽいって事で勝手に範囲を選択してくれます。

この例では、B7がアクティブセルの状態で解説していますが、A3～D9のどこがアクティブセルでも同様の結果になります。

では、EXCELがどうやって「表っぽい」という判定をしているか・・・という部分について、検証を進めて行きます。

C列は3行目のみ、8行目はB列だけ値がある状態で、B7をアクティブセルにし[Shift] + [Ctrl] +[*]を押してみます。

これも、A3～D9までの範囲が選択されます。問題なく表の範囲が選択できています。

同様に、B7のセルがアクティブな状態で、[Shift] + [Ctrl] +[*]を押してみます。ただし今度は8行目が空白になっています。

この場合、7行目までしか範囲が選択してくれません。

E列、2行目、8行目が空白なので、EXCELはアクティブセル領域（空白の行と列で囲まれているデータ領域）をA3～D7と判断している訳です。

もう少し分かりやすいように色をつけてみました。
黄色部分の内側が「空白の行と列で囲まれている」という状態になります。空白の行と列で囲まれている部分をEXCELが表っぽいと判断する訳です。

イメージが掴めたでしょうか。
ちなみに、まわり全てが空白のセルで[Shift] + [Ctrl] +[*]を押しても何の変化もありません。

空白に囲まれなければいけないという事は、下図のようにA2に値を入力してしまうと、2行目は空白では無くなってしまう訳ですから、B7をアクティブセルにし[Shift] + [Ctrl] +[*]を押すと、A1～D9まで範囲が選択されてしまいます。

こうなると、うまくありませんね。

[Shift] + [Ctrl] +[*]をうまく使うには、

・選択したい表の範囲を、空白で囲むように作る
・表に値が入力されている状態で行う

がポイントになります。

[Shift] + [Ctrl] + [End]と似たような事が、更に手軽にできる感じがしますが、決定的に違うのが始点を調整できないという点です。範囲の終点は、[Shift]を押しながら[方向キー]で調整可能ですが、始点を指定する事ができません。

また、ひとつの画面におさまりきらない大きな範囲を選択する場合、選択された範囲の始点と終点が目視で確認できないのが不便で、より柔軟に対応できる[Shift] + [Ctrl] + [End]の方を好んで使用しています。

ピボットテーブルやデータ並べ替えなどでも自動で範囲選択されますが、それらも同様のロジックで範囲が選択されます。うまくできない時に対応できるよう、きっちり理解しておきたい部分ですね。

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人の作ったExcelシートで [Shift] + [Ctrl] + [End] を押すと、とんでもない範囲が選択されてしまう事があります。

そんなシートを編集する機会に出くわした時、四苦八苦して作ったのだろうなぁ・・・と思いつつ、まず私が行う事がシートの最適化です。
シートの最適化といっても、 そのような機能がメニューに有るわけではありません。基本的には上書き保存時にExcelが自動で行っています。

【例１】
下図の場合、データが入力されている範囲の右下隅はF12になります。これは前回解説した通りですので、説明を省略します。

【例２】
では、F9の「ああああ」というデータをDeleteキーで消した場合はどうなるかと言うと、結果は変わらずデータが入力されている範囲の右下隅はF12になります。

想像の範囲で述べますが、F9の値は消したものの、「編集した」という情報が残っている・・・。そんな感じだと思います。

【例３】
例２で上書き保存した後に範囲指定した場合です。この場合、D12が入力されている範囲の右下隅となります。

これも想像の範囲ですが、F9に編集した痕跡があったが、値が何も無いので編集したという痕跡消しているのでしょう。（Excelが上書き保存時に自動的に行います。）

このように、保存時にExcelが自動的に最適化しています。したがって、[Shift] + [Ctrl] + [End] を使った範囲の指定は保存後に行うというのが、ポイントの一つになります。

しかし、これだけでは、まだまだ何も無い範囲まで指定されてしまうかも知れません。
行や列の挿入、削除を繰り返し、作るのに苦労したシートほど、 [Shift] + [Ctrl] + [End]を押した時に、とんでもない範囲が指定される傾向にあるようです。（具体的にどうゆう場合という検証はしていませんが・・・）

Excelが自動で最適化できない「編集した」という情報が、そこかしこに残ってしまうのでしょうか。

このような場合、どうしたら良いかと言うと、実に単純なのですが余計な列や行を削除して上書き保存すればOKです。私の場合、列全体、行全体を指定して一気に削除してしまいます。

冒頭で述べたシートの最適化するというのは、シート全体を見て余計な行列を削除し保存するという事になります。

範囲指定しやすいようにシートを最適化するというのは、少し言い方を変えると、範囲指定しやすいよう整理整頓する。という事です。「データが入力されている範囲の右下隅＝選択したい範囲」になるように、シートの中を整理整頓する事が大切だと思います。

整理整頓。仕事の基本ですよね。どんな仕事も基本はそう変わるものでは無いと思います。

次回は、[Shift] + [Ctrl] + [End]以外の選択範囲を拡張する方法について触れたいと思います。この範囲指定シリーズは書くのがツライのですが、書こうと思っているコトがまだあるのでもう少し続きます・・・。

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Excelのヘルプを見ると、[Shift] + [Ctrl] + [End]は、「選択範囲をデータが入力されている範囲の右下隅のセルまで拡張する。」と記載されています。

事実を表現しているのでしょうが、文章だけだと何だかよくわかりませんね。と言う事で、まずは「データが入力されている範囲の右下隅のセルまで拡張する」というのはどうゆう事なのか解説してみたいと思います。

＜注意事項＞
ノート型のパソコンでは、[End]キーが無いので以下の点に注意して下さい。
他のメーカーはよく分かりませんが、私の使用している富士通のノートパソコンは[End]キーがなく、[Fn]キーを押しながら[→]キーを押すと[End]キーの役割を果たすようになっています。（ [Shift] + [Ctrl] + [End] が [Shift] + [Ctrl] + [Fn] + [→] になるという意味です。）

【例１】

A3のセルをアクティブにし（１の位置にカーソルを置く）、[Shift] + [Ctrl] + [End]を押すと、D9（２の位置まで）範囲指定されます。このように一発で範囲指定ができると楽ですが、表の範囲が自動で選択できる訳ではありません。

もう一例。
【例２】

同様に、A3のセルをアクティブにし[Shift] + [Ctrl] + [End]を押すと、F12まで範囲指定されます。これはF9とC12のセルに文字が入力されているため、右がF列まで、下が12行目という事で、「データが入力されている右下隅のセル」がF12となる訳です。

「データが入力されている範囲の右下隅のセルまで拡張する」というイメージが掴めたでしょうか。

【例１】のように、表の範囲をサクっと指定できれば楽ですが、このような例は稀で実際に作る表はもっと複雑になり、【例２】のように[Shift] + [Ctrl] + [End]を押しただけでは余計な部分まで範囲指定されてしまう場合が殆どです。

そこで微調整が必要になってくる訳ですが、私の場合下図のように [Shift] + [Ctrl] + [End]を押した後、[Shift]だけ押したまま（[Ctrl]と[End]は離す）方向キーを押し微調整しています。

まとめると、

[Shift] + [Ctrl] + [End]を押し、始点からデータが入力されている範囲の右下隅のセルまで範囲指定をする。
余計な範囲まで指定されてしまったら[Shift]+[方向キー]で調整する。

というのが、広範囲を一気に範囲指定する時のコツです。

[Shitt] + [Ctrl] + [*] や[Shift] + [Ctrl] + [方向キー] など、他にも選択範囲を拡張する方法はありますが、使い方が限定されてしまうので、まずはこの範囲指定の方法をマスターできると便利です。

例では、あまりメリットが無いように感じられるかも知れませんが、一画面で収まりきらない表を範囲指定する時に、マウス操作との差が感じられるようになります。

前回でも少し述べましたが、このキー操作を知ったからと言って範囲指定が楽になるか・・・というと、そうでもありません。なぜなら、 データが入力されている範囲の右下隅が、必ずしも選択したい範囲とは限らないからです。

次回は「範囲指定しやすいようにシートを最適化する」という事について書きたいと思います。

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範囲指定をしてから、罫線を引く、書式設定をする、コピー＆貼り付けする。

というように、Excelの性質上「範囲指定」を行う・・・という操作はとても多いのですが、どれだけ「ムダを省く」という事を意識して操作しているでしょうか。

範囲指定を全てマウスだけで操作されている方は、「うまく出来ないなぁ」と思いつつも、こうゆうものだと思い込み、使い続けいているのではないでしょうか。こういった状態は「実はものすごく時間を損している」というコトに気づいて欲しいと思います。

「早すぎて何をやっているかさっぱりわからない」
人にExcelを教えている時に良く言われる言葉ですが、私としては「ゆっくりやっている」つもりだったりします。

それでも「早い」と感じられるのは、範囲指定の早さに目がついていけないのでしょう。

でも、私の操作がそんなにスゴイのかと言うと、実はそうでもなく大した差はありません。関数の使い方やマクロの使い方になると、理解力や使いこなす事に能力の差が出てきますが、範囲指定という基本操作は少し訓練すれば誰でもできる単純なものなので、人の操作を見ているともっとムダを省く使い方をして欲しいなぁ・・・と思っています。

という事で、これから数回にわけて、白取流の範囲指定のコツをいうものを書いてみたいと思います。（あくまで白取流です）

まずは結論から。

範囲指定する際は

１．広い範囲を一気に指定する時のキーボードの使い方をマスターする。
２．範囲指定しやすいシートを作成する。
３．キーボードとマウスを使い分ける。

という事を、私は大切にしています。（特に２番目が重要だと考えてます。）

ただ「キーボードの操作を知っているだけ」では、それほど便利にはなりません。

EXCELがやってくれるものは、EXCELに任せるでも書きましたが、１つ品質を良くしよう、１つ効率化しようとしただけでも、色々な事に影響を与える事があります。その影響を与える全体を改善しないと、品質向上、効率化も期待しているほど結果が出ないものです。

全体を改善する。Excelという小さな視点で見ても大切ですが、これは「会社の業績を良くする」といった大きな視点で見ても同様に大切な事です。

あまりマクロな視点になると、私も偉そうなことは言えませんので、このブログでは「Excelを使う」というミクロな視点で全体改善についても少し触れてみたいと思います。（うまく表現できるか自信はありませんが・・・）

そんなことを踏まえ、次回は、私が特に使用する [Shift]+[Ctrl]+[End]キーを使った範囲指定などについて書いてみたいと思います。

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複数ページに渡る表の場合、横罫線を細くすると以下図のようにページの最終行の罫線が細くなり見た目が悪くなってしまいます。ページ区切りごとに罫線を引き直すのも面倒な作業です。

ちょっと見た目を良くしたいだけなのに、意外と色々な部分に影響があり面倒ですね。
本日はワークシートには罫線を引かないけど罫線を印刷するという、少しトリッキーな方法で、この問題を解決する方法を紹介したいと思います。

これもネタをばらせば実に単純。
ページ設定の「枠線」印刷のチェックをONにして、少し手を加えるだけです。

それでは、まず「枠線」印刷がどのような動きをするモノなのか細かな部分を理解しましょう。

●ワークシート上に罫線を引かなくても罫線が印刷される。
枠線を印刷する設定にすると、印刷時に自動的にセルの枠線が印刷されます。ワークシート上に罫線を引かなくても、以下図のような罫線が印刷される訳です。

このような感じで、印刷対象の外枠部分が標準の線で、セルの枠線が細線で印刷されます。

ただ、これだけだと余計な部分にも罫線が引かれてしまいます。
例えば、表のタイトル部分など、罫線が必要ない部分にも罫線が引かれてしまい、かなり使い道が限定されてしまいます。

という事でもう1つのポイント。

●セルの網掛け（塗りつぶし）をした部分は、セルの枠線は印刷されない。

網掛け（塗りつぶし）したセルに対しては枠線が印刷されません。なので、この仕様を利用し、セルを白く塗りつぶせば印刷されたくない枠線を消す事ができる訳です。

あまり細かい事を書いていると、私が細かい人間に思われそうだけど、それも仕方ないかな・・・と思いつつ、サンプルのEXCELシートを元に実際の設定例を説明します。（単純なのでサンプルが無くても分かるとは思いますが。）

まずは、サンプルのEXCELシートをダウンロードして下さい。

サンプルシートのダウンロード [EXCEL]

●セル枠線印刷の設定
枠線の印刷は「ファイル」→「ページ設定」より「シート」のタブを選択し、枠線のチェックをONにするだけです。

●タイトル部分の枠線を印刷しない
タイトル部分の1～2行を範囲選択します。必要な部分だけでも良いですが、私は楽なので行番号をドラッグし範囲指定してしまいます。

「書式」→「セル」のパターンから、「白」を使って塗りつぶし（網掛け）を実行します。

設定は以上で終了ですが、このような作り方の場合、表のタイトル部分も枠線で囲まれてしまうので注意が必要です。

私自身はこのような線が入ったものも好きですが、人それぞれ好みがありますので、嫌う人もいるかも知れません。そういった場合は、表のタイトルはワークシート上ではなく、ヘッダー部に書いたりする必要があります。

「地道で面倒な作業はコンピュータに任せる」というのが自論で、今回のようにEXCELがやってくれるものは、EXCELに任せてしまうのが楽だし正確です。メリット、デメリットを理解し、うまく使い分けられるようになれると良いですね。

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コピー＆貼り付け。
Excelを使うなら誰しも行う基本操作で、とても使用頻度の高い機能です。

特に、ある程度表が完成してきた場合、完成した表を修正したりする場合、セルの何の情報をコピー＆貼り付けするのか意識しながらで実行するのと、ただなんとなく実行するのでは、効率に大きく影響してきます。

例えば下図のような表で、C3をコピーして、E6に貼り付けした場合、普通に貼り付けしてしまうとE6の左右罫線が二重線になってしまいます。これは罫線の引き方の工夫だけではどうしようも無いので、コピー＆貼り付けのやり方を工夫する必要があります。

まずは、セルに含まれている情報（値、数式、書式）について理解しましょう。

セルの値は、そのままですがセルに表示されている値です。仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っていて、その結果が10,000だとします。この場合、値は計算結果の10,000になります。

続いて数式（計算式）。これは仮にC3に=SUM(D3:F3)という計算式が入っている場合は、=SUM(D3:F3)が数式（計算式）になります。ではC3に計算式がなく、ただ10,000や文字が入っている場合はどうなるかというと、入力されている値が数式として扱われます（この場合は数式＝値という解釈で構わない）。

書式はフォント、罫線、条件付書式などの情報です。コメントと入力規則は書式には含まれません。

コピー貼り付けの際、セルの情報を、値だけ、数式（計算式）だけ、書式だけ、全て、この4つで分類し瞬時に「何を貼り付ければ良いか」を判断できるように訓練しましょう。

ちなみに、冒頭の例は、C3の値のみをE6へ貼り付けすると罫線を直す必要がなくなります。

白取流「コピー＆貼り付け」使いこなしのポイント

・操作はキーボードで（範囲指定も含めて）
・必要な情報（値、数式、書式、全て）を判断して貼り付けする

この2点だけです。

この2点を操作を無意識で、例えば「値だけ貼り付けたい時は、どうやるんだっけ・・・」と考えながらやるのではなく、ここは「値だけ貼り付ける」と思いながら操作が完了している。そんな感じで出来るようになって欲しいと思います。

ではここからキーボードで操作する具体的な方法を説明します。

私はツールバー上の「コピー」と「貼り付け」のアイコンは使いません。
ツールバー上からも「値のみ貼り付け」などを実行する事もできますが、私の場合、範囲指定もキーボードで行うので、操作中にマウスに持ちかえたり、ツールバー上にまでマウスポインタを移動させたりするのが、時間がかかりとても面倒なので、以下のようなキー操作で実行するようにしています。

＃今回書く事ができませんでしたが、キーボードを使った範囲指定も近いうちに書きたいと思います

●コピーする
[Ctrl]を押しながら[C]を押します。
（ツールバー上でコピーのアイコンをクリックする事と同じです。）

●形式を選択して貼り付け

（値のみ貼り付けの操作を例にとって解説します。）

[Alt]を押しながら[E]を押す。（メニューバーの編集にカーソルが移動します）
続けて[S]を押すと「形式を選択して貼り付け」のウインドウが開きます。

更に続けて[V]を押すと「値のみ」を選択できるので、続けて[Enter]を押すと値のみ貼り付けの完了です。

()内にショートカットキーが表示されているのに気づいているでしょうか？
Vなら値を、Fなら数式を、Tなら書式を、というようにキーボードの操作で選択する事ができます。

●まとめると
[Ctrl]+[C]でコピーして

【値のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[V]→[Enter]

【計算式のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[F]→[Enter]

【書式のみ】の場合
[Alt]+[E]→[S]→[T]→[Enter]

【全て】の場合
[Ctrl]+[V]
（[Alt]+[E]→[S]→[A]→[Enter]よりキー操作は少ないのでこちらがお勧め。）

このような感じになります。

ウインドウが表示されれば確認できるので、形式を選択して貼り付けの全てのショートカットキーを覚える必要はありません。最も良く使うこの3種類は絶対覚えておきたいですね。[Alt]+[E]→[S]までは同じ操作なので、ここまで覚えれば後は簡単です。

あとは、

【上のセルをコピー＆貼り付け】

[Ctrl]+[D]

も良く使いますね。これは[Ctrl]+[C]でコピーする必要は無く、[Ctrl]+[D]を押すだけで上のセルの内容を複写しますので、ちょっとした時に便利です。

マウス操作の方が楽・・・と感じるかもしれません。

ですが、一旦覚えてしまえば自転車の乗り方と一緒で決して忘れるものではありません。最初はゆっくりでも良いので、一つ一つ意識しながら操作してみて下さい。ブラインドタッチができる方なら10回位やればすぐに慣れると思います。慣れてしまうと、もうマウス操作には戻れないですよ。

これらのショートカットキーはExcel2007でも利用できるので、Excel2007のリボンメニューに困惑することが少なくなるメリットもあります。（いずれ私が良く使うショートカットキーについて書きたいと思っています。）

見栄えを良くする罫線の引き方。
見栄えを求めると逆に見栄えを損ねる事があるというパラドックスの解決方法について。

という事を数回にわけて書いてきましたが、複数ページにわたる取引先リストのような場合には、これでは解決できない問題があったりします。という事で、次回はワークシートには罫線を引かないけど罫線を印刷するという、ちょっと怪しげなネタを書いてみたいと思います。

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コピー＆貼り付けしたら一部分だけ罫線の太さが変わってしまった・・・。見やすくするために罫線の種類を変えた表を編集しているとよくある事ですが、その都度罫線の引き直すのは面倒ですよね。

EXCELのツールバーだけを使ってもそれなりの作表はできますが、それだけでは見た目の良いものを、効率良く作成する事はできないと感じます。そこからもう一歩（ほんのわずかです）踏み込んだ使い方をマスターしたいものです。

このブログで取り上げている話題も、実際のトコロあまり大した事ではありません。とても小さな差だと思います。
ですが、ひとつひとつを見るとほんの少しの差でも、それを積み重ね継続していくと大きな差になる。そんな事を意識しながら今回の記事を読んで欲しいと思います。

■引いた罫線を見やすくする
セルの枠線があると、罫線がとても見づらくなります。特に細い線を引くと、枠線との判別が難しくなります。私はある程度罫線を引いたら、枠線を非表示にしてしまいます。

セルの枠線は「ツール」→「オプション」を選択し、「表示」のタブより「枠線」のチェックを外すと消すことができます。

■セルのどの位置に罫線を引いているか理解する。

このような罫線を引く場合の手順を例に説明します。
B列は項目名、2行目はタイトルとして使用するという前提で、個人的にはあまり使用しませんが、差が分かりやすいのでそれらを二重線で区切りました。

【手順】

B2～E10までの範囲を選択し、「書式」→「セル」を実行し「罫線」のタブを選択します。
以下図のような順序で線のスタイルと罫線を引く位置を選択していきます。

これで全体の罫線は引く事ができたので、ここから区切りを強調させるための二重線の引き方になります。

B2～B10を範囲を選択し、「書式」→「セル」を実行し「罫線」のタブを選択します。
二重線を右側だけ引くように指定します。

同様にB2～E2セルの下罫線を二重線に、B10～E10セルの上罫線を標準の線に指定します。

まとめると、このような感じになります。

B列の右罫線は二重線ですがC列の左罫線は二重線ではありません。2行目の下罫線と3行目の上罫線、10行目の上罫線と9行目の下罫線も同様の関係になります。
このような作りにしておくと、例えばC3のセルをコピーして、E9に貼り付けしても罫線は影響を受けず、線のスタイルの違いをあまり意識せずに編集ができるようになります。

B列とC列の真ん中に罫線を引く場合、

・B列の右罫線
・C列の左罫線
・BとCの間の罫線（中罫線＝B列の右罫線＋C列の左罫線）

EXCELではこの3種類の方法があります。いずれも見た目は同じなのですが、コピー＆貼り付けを行った時に違いが出てきます。ツールバー上で操作していると、この辺の違いが理解しづらいです。

作表はやりやすい方法で行えば良いと思いますが、こういったEXCELの挙動、性質を理解しながら（意識しながら）行うのが大切だと思っています。

ただし、罫線の引き方だけでは限界がありますので、次回はそれを補うためのコピー＆貼り付けのコツというモノを書いてみたいと思います。

プロのサッカー選手で、ボールを止める、蹴るという基本動作を疎かにしている人はいないはずです。「罫線を引く」「コピー＆貼り付けする」という操作もEXCELを使う限り必ず発生する基本動作です。基本動作を疎かにせず、きっちり身につけたいものですね。

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心理学でいうハロー効果というものがあります。
好きな人は何をやっても良く見え、嫌いな人は何をやっても悪く見えるものですが、ひとつ良いと全てがよく見える心理効果（その逆も）をハロー効果と言います。

人に良い印象を与えたい場合、程度の差こそあれ、どんな人でもまずは”見た目”を気にします。
人は視覚から一番多くの情報を得ますので、それは必然の事と思いますが、本日はそんな人間の心理を踏まえて、見た目を良くするための罫線の引き方について書いてみたいと思います。（でも大した内容ではありません。）

・大した表でも無いのに、何故かごちゃごちゃした感じのあるモノ
・一部分だけ罫線の太さが変わってしまっているモノ
・文字が途中で切れてしまっているモノ

私はこういった表を見ると悪い印象を受けます。
ひとつ悪いと全て悪く見えるという負のハロー効果が働かないように気をつけたいものですね。

できるだけポジティブな印象を受けるように意識する。
何となく表面的で小賢しい印象を受けるかも知れませんが、私はプロとしては最低限できなければいけない事だと思っています。

明朝体というフォントは、横線を細く縦線を太く描画した字体です。
横を細く。縦を太く。これを罫線にも応用してみると、特に文字を明朝体にした時に文字と罫線との統一が取れ、何故かごちゃごちゃしてしまう問題を改善できます。

実際にサンプルを用意してみたので、ダウンロードしA4横で印刷し比較してみて下さい。
（モノは同じですが、PDFの方は画面でみた際の差が分からないのと、印刷設定の初期値がA4横にならない場合もあるので、EXCELファイルの方も掲載しておきます。）

サンプルファイル [PDF]

サンプルファイル [XLS]

どうでしょうか？
全く同じフォント、サイズ、列幅、ページレイアウトで作成した表ですが、横罫線を細くしてみただけで見栄えが大きく変わってきます。

私が人に見せる表を作る時は、特に罫線の引き方、行間、余白というモノに気をつけています。

ただし、今回の様に罫線の太さを変えると、コピー貼り付けを繰り返していると、一部分だけ太い罫線になってしまった・・・というミスも起こり得ます。

見栄えを求めると逆に見栄えを損ねる事があるなんて、とんだパラドックスですね。
このパラドックスをうまく解決するには、やはりEXCELの挙動をよく理解し、ミスの少ない作り方というものをマスターする事です。（面倒臭いから見栄えは気にしないとか、頑張ってミスがないかチェックすれば良いという発想はやめましょう。）

次回はその辺のことを取り上げてみたいと思います。（といっても大した事ではありません。）

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ToDoリストは「やらなければならない仕事を整理する」ために使います。
本日は、前回の予告通り、ちょっとしたToDoリストを作ってみましたので、それを元に解説したいと思います。（私自身、これを使っている・・・という訳では無く、例示という意味でチョコっと作ってみました。）

まずは以下のファイルをダウンロードして下さい。

ToDo.xls（ToDoリストサンプル）をダウンロード

ToDoリストサンプルのイメージ図です。（クリックで拡大図を表示します）

機能としては

優先度Ａのものは強調赤字で表示。
完了したものはグレーの網かけ表示。
期限が過ぎたものは薄い黄色の網かけ表示。

といった単純なものとなっています。
これもやはり条件付書式と入力規則の組み合せで作ったものですが、以降に注意事項などを記載したいと思います。

■書式の優先順位を決める

今回の条件付書式の条件では、優先度・進捗度・期限の3つを参照しています。という事は複数条件を満たす場合もあるので、その時の優先順位を考える必要があります。複数の条件を満たす場合、満たした全ての条件付書式が適用されるのではなく、上の条件が適用されるという仕様を理解し優先順位を考えましょう。

上図では、完了した仕事に優先度も期限切れもないので、進捗度が完了になっているものを条件1に設定しています。
続いて優先度がＡのものの書式を優先するか、期限を過ぎたものの書式を優先するかは好みによりますが、サンプルでは後者を優先する設定になっています。

やっている事は実に単純ですが、これを実際にゼロから作ってみようと思うと、なかなか出来なかったりします。これは自分の思っている事を明確に手順化し、それをコンピュータに命令する事が出来ていないからです。

■期限の比較

条件2では期限と今日の日付を比較しています。
今日が期限のものも色をつけたかったので、$F4<=TODAY()という比較をしています。（期限が今日以下という意味です）
これだけですと、日付が入力されていないものにも書式が適用されてしまうので、$F4<>""という条件も追加し、AND関数で両方を満たすものだけという条件にしています。

応用例として、期限3日前のものから色をつけたい場合であれば、$F4<=TODAY()+3としてみて下さい。

■EXCELの機能をうまく使う

EXCELには並べ替えや、オートフィルタなど便利な機能が数多くあります。
それらを活用すれば、期限順に並べ替えたり、優先度がＡのものだけ表示したりする事もでき、整理もしやすくなります。

サンプルではオートフィルタがかかった状態になっているので色々触ってみて下さい。

このブログで、Excelを使う事は手段であり目的では無いという言い方をしていますが、これは決して手段を軽んじている訳ではありません。目的があっても手段が無ければ達成のしようがありませんから。
仕事は色々あり、仕事や自分に合った整理方法も色々あります。自分（会社）の目的を叶える手段を身につけられると良いですね。

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何かと何かを組み合わせると、新しい価値が生まれる事があります。

最近、mihimaru GTをよく聴いています。Hip-hopとJ-POPを組み合わせ、自ら『Hip-Pop』というコンセプトを掲げ、活躍されているユニットです。

私は、クラシックからハードロックまで結構幅広いジャンルの音楽を聴きますがヒップホップは苦手でした。
ラップのメロディーの無さがどうにも受け付けなかったのですが、mihimaru GTの楽曲は、綺麗なメロディーとラップのメリハリが気持ちよく、聴き続けていたらラップも苦にならなくなっていました。それどころか女性のラップって格好良いなと思うようになりました。

だからどうしたと言われそうですが、自分の価値観が変わったというのは大きな事です。そのような事と同列視して良いか分かりませんが、本日はこれまでに紹介した条件付書式と入力規則を組み合わせ、ちょっと面白いものを作ってみたいと思います。

条件付書式と入力規則を組み合わせると、ある項目に値を入力しただけで、任意の行に色をつけるという事ができます。値の入力と書式設定が同時にできるという価値が生まれる訳です。

EXCELでは単に表を作るだけではなく、色々なデータを参照するために利用する事もあります。
具体的に例を挙げるすると、件数の多い取引先リストから、自分の注目した取引先に色をつけたい。色をつけた取引先だけ抽出したい、取引金額を合計したい場合などでしょうか。

このような感じで、ランクをリストから選択するだけで、選択したランクに応じてセルに網掛けする事ができると

・網掛けする手間が減る
・値を入力するので、後でＡランクだけの抽出や集計といった事ができる
・マウス操作だけで設定できる。

などのメリットがあり、色々便利になります。

作成手順としては、

まず条件付書式で何を入力されたら、どの色の網掛けをするか？という設定をしますが、データの入力されている範囲を選択しておき、「書式」→「条件付書式」を実行します。

条件は以下図のように行います。（Excel2003までは最大3つしか条件を設定できません。）

条件1で解説すると、数式を=$A4="Ａ"としています。（選択範囲の開始行を基準に数式を入れます。この場合A4を始点に範囲指定をしています。）
A4のセルに「Ａ」が入力されたら・・・という意味になりますが、データの入力されている範囲指定全てを想定し設定するので、セルの参照はちょっと難しくなります。この場合は、列は絶対参照で、行は相対参照にしておきます。

あとは、ランクを設定する範囲を選択し、「データ」→「入力規則」より、条件付書式で設定した条件以外の項目が入力できないようにしておきます。これは半角のAと全角のＡを間違えないなど、入力が楽になるように・・・という配慮も込めています。

これだけのことですが、自動的に色がつく不思議な表が作成できます。条件付書式は見た目の変化が楽しく私は好んでよく使います。そこに入力規則を組み合わせると、使う人に優しく便利なモノを作る事ができます。

作る時に若干苦労するか、使うときにジワジワ苦労するか、皆さんはどちらを選択されますか？私は前者を選択するようにしています。

何かと何かを組み合わせる。
ネタが分かればどうってコトが無いモノが殆どだと思いますが、基礎知識を元に物事に没頭して考えなければ、なかなか出来る事ではありません。考えるというのは大切です。

mihimaru GTもきっと音楽に没頭し、自分たちのアイデンティティを創造しようと、色々考えていたのだろうなぁと勝手に思っています。

毎日没頭して考える事が苦にならない仕事に就けると良いですね。

次回は、もう少し違った例を紹介したいと思います。（実際のEXCELシートも掲載する予定です。）

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IT化や電子化すると何でも便利になるという誤解があります。

先日、個人的な事で、某お役所に書類の再発行の申請をしに行きました。
事前にWebで住所などを調べていたら、申請書も掲載されており、しかもWord形式だったのでこれは便利だと思いダウンロードしてみました。必要事項を入力しようと思いましたが、文字の配置が適切に設定されていないため、レイアウトを自分で整えながら入力しなければならず、こんな面倒なら手書きの方が早いと、結局プリントアウトしたものに手書きで記入しました。

現地では書類を提出するだけで良く、スムーズに申請と再発行処理が行え良かったと思いましたが、受付の方が、私の提出した申請書の余白部分を切って大きさを整えている事がとても気になりました。

Wordのページ設定の通りA4用紙でプリントアウトして行ったのですが、余白が多く、恐らく本物の申請書はB6位の小さいサイズなのだろうな？と想定はしていましたが、その光景を見て、『なんだかなぁ』と感じてしまいました。

ここで、考えて欲しいと思います。

役所としては、
・Wordで申請書を作る手間（Webに掲載する手間もある）
・申請書のサイズを整える手間（A4からB6サイズに）

私としては
・Webから申請書をダウンロードする手間
・ダウンロードした申請書に入力しようとしたが諦めた手間
・結局手書きで申請書を記入した手間

これらの手間が発生しています。
現地で混雑が避けられる利便性はあるかも知れませんが、これなら現地で申請書を書いた方が手間が少ないと思いませんか？要は申請書をWeb上に掲載する事が目的になっていて、利用者が実際に使う事までイメージできていないのだと思います。折角、良いサービスを提供しようと手間をかけているのに、色々な意味で勿体無いと思います。

そんな事も踏まえつつ、本日は入力規則の具体的な使い方について書きたいと思います。

よく○○申請書・○○申込書などで、男・女や有・無どちらかを記入してもらう場合があります。手書きの場合、○をつけるだけなので、選択肢の全てを記載しておくのは非常に有効ですが、Excelで表現する場合にも同様の方法を取るのはとても面倒なので避けた方が良いと思います。

Excelで選択項目に○をつけるには、オートシェイプで○を描くしかありませんが、
・楕円にならないような調整や、微妙な配置が難しい。
・画面上ではきちんと選択肢を囲む形で○をつけても印刷するとズレ事がある。
・シート保護をかけられない。（シート保護時は図形描画ができません）

など決して便利とは言えません。手書きとは別物として考えるべきです。

このように、選択肢を記載しておき、オートシェイプで○を描いてもらう、手書きの延長パターンをよく見かけます。使う時（使う人）の事まで考えずに作成した例です。

折角Excel（パソコン）を使って入力するのであれば、以下図のようにリストから選択させる方が具合が良いです。

このようにリストから選択させる場合は入力規則を使います。（定形の選択肢がある場合に便利です。）
入力規則を設定するには「データ」→「入力規則」を実行します。

入力値の種類を「リスト」にし元の値に選択肢を指定します。この場合「有,無」と有無の間をカンマで区切って指定します。（もう少し便利な設定方法もありますが、説明は別の機会にしたいと思います。）

これだけでは、分かりづらいと思う場合は、もう一工夫でセルにコメントをつけます。コメントはマウスポインタがそのセル上にくると表示されるので便利です。（つけすぎると邪魔になります。）

「挿入」→「コメント」で設定する事ができます。

コメントを設定したセルは、右上が赤く表示されます。そのセル上にマウスポインタを持ってくると設定したコメントが表示されるので、少し注釈が必要な項目にも便利です。

細かい事ですが、Excelでの入力を想定した表を作るのであれば、こういった配慮をしないと、手書きで記入するより不便になってしまいます。ただIT化、電子化しても決して業務は楽にはなりません。

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前回は1行おき網掛けするテクニックを紹介しましたが、実はExcel2007では、あのような面倒な計算式を入れなくても簡単にできるらしいです。

それはさておき、今回は前回の続きで、もう少し細かいところで補足を入れたいと思います。
始めに断っておきますが、いずれも見やすい表を作るための配慮と工夫ですが、かなり地味な話題です。

サンプルとして取引金額の降順の取引先リストを作ってみました。
まずは、以下の2種の表を見比べてみて下さい。

[PDF]　ただ作っただけの取引先リスト

[PDF]　工夫を加えた取引先リスト

どうでしょうか？
以降に私が作る場合、どんなところに気を使っているか書いていきます。
細かいことですが、トヨタ生産方式でも言われている、小さな改善を怠らないという事を大切にして欲しいと思います。

■フォントについて
私はゴシック体より明朝体を多用します。よりフォーマルな感じがするのが理由ですが、セルに網掛けをし、且つ文字が小さくなるような場合では、明朝体では線が細く網掛けに負けて見づらくなるので、ゴシック体を使うようにしています。

■行の高さについて
EXCELの初期値（自動設定）のままでは見づらいです。あまり大きく設定するとバランスが悪いので、私の場合15～18の範囲で設定する事が多いです。「書式」→「行の高さ」で指定します。

この2つは、ワークシート全体を指定し、一気に行ってしまいます。

■網掛けについて
網掛けはパソコンの画面上だけで見る場合は問題になる事は少ないのですが、印刷すると文字が消えて見えなくなってしまうような網掛けパターンが多いので、私はよく使うパターンを3種類くらいに絞っています。

■文字切れさせない

取引先名などを最大文字数で列幅調整すると、極端に文字数の違う取引先があると、これも意外と見づらいです。かといって狭くすると取引先名が途中で切れてしまいます。

そのような時は、以下の設定をすると良いです。
設定したい範囲を選択し「書式」→「セル」より配置のタブを選択し、縮小して全体を表示するにチェックを入れます。

■連番を振る（必要に応じて）

冒頭の資料は、取引金額の多い順に表示されています。
例えば、会議で「この取引先についてどうこう」と打合せしたい場面では、真ん中へんの○○○○という取引先について・・・というよりは、何番の○○○○についてと言う方が楽ですよね。もちろん見るほうも探す手間が減りますので、このような場合順位を入れるような配慮ができると良いですね。

必要の無いものにまで行う必要はありませんので、作成した資料がどのように使われるか知っておく事も重要です。

私も会議の進行や、社内研修などを行う際に、資料のどこを見て下さい・・・という意志を伝えるのに苦労する事があります。基本的な事ですが、ページ番号や項目番号というのは重要です。

これは自分の失敗談ですが、基本的な事すら出来ていない資料で行う会議は、進行役の空回りか、資料を見るのに時間を費やし、グダグダの長い会議になるのがオチです。

以下の手順で連番をふる事ができます。
連番を入れたい範囲を指定します。この時先頭のセルに開始番号を入れておきます。
「編集」→「フィル」→「連続データの作成」を実行します。

このままOKするだけです。

慣れれば1行置きの網掛けも含めて2分位でできる作業です。
地味ネタですみませんでしたが、皆さんならどちらの資料を欲しいと感じますか？

と、結構地味な話題だったので、最後に先日行われた、本社の新入社員及び新しく配属された方の歓迎会の写真を掲載します。

新入社員の挨拶です。微妙な緊張感が漂っています！

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EXCELに条件付書式という機能があります。

Excel2007では機能が拡張され、注目されはじめた（と思う）ようですが、実はExcel2000の頃からある機能で、広範囲にわたって一度に書式を指定できるのが便利で多用しています。この一度に書式設定ができるというのがポイントで、コツを掴むと手品のように一発で書式設定ができる事に爽快さを感じる事ができます。

Excel2007より前のバージョンでは、あまり目立たない所にメニューがあり、また計算式を使った書式設定が少し面倒（使いづらい）なため、なかなか使われにくいように感じられます。そんな条件付書式の活用事例を紹介したいと思います。

1行毎に網掛けをする

だから何？と言われそうな話題ですが、EXCELの表って意外と見づらいものです。

当社で言うと事業部数は本社を含め11程度ですが、管理会計を行う単位はもっと多いので、その単位で横並びの表を作ると、かなり横長の表になってしまいます。（印刷するとA3になってしまいます。）
横長の数字ギッシリの表というのは、罫線が有るとはいえ行を横に追っていくと、余程注意しなければ自分がどの行を見ているのか見失ってしまいます。見づらい表を見るのは地味に面倒な作業です。

そんな表に1行置きに網掛けをすると、紙ベースでも、画面ベースでも少し見易くなります。劇的に良くなる訳ではありませんが、それに慣れると、無くなった環境では見る気力が起きなくなってくる・・・その程度役に立つテクニックです。

設定前と設定後の表を掲載しておきますので参考に見てみて下さい。

●網掛け無し[PDFファイル]

●網掛け有り[PDFファイル]

【設定手順】
まず書式設定したい範囲を選択します。
続けて「書式」→「条件付書式」を選択します。

条件付書式の設定ウインドウから、条件を「数式が」にします。
続けて=mod(row(),2)=1という計算式を設定します。
細かい説明は端折りますが、modは余りを求める関数で、rowが行番号を求める関数です。行番号を2で割ってあまりが1だったら・・・という設定になります。この場合、奇数行だったら設定した書式が適用されるという意味になります。

計算式を入れたら書式のボタンをクリックします。

セルの書式設定ウインドウが出てくるので、「パターン」のタブをクリックし「薄い緑」を選択します。白黒印刷でも文字が消えず、目にも痛くないので良く使う色です。

あとはOKをしていけば設定終了です。

特に人から頼まれた資料を作成していると、ついつい表を作る事が目的になってしまいますが、本当は資料を見る人が、正確に情報を把握する、何らかの判断をするという事が目的なのです。

EXCELを利用する事も、更に条件付書式を利用する事も目的を達成するための手段に過ぎません。目的を達成しやすいように、見やすい表を作る配慮と工夫が大切だと思います。（中々配慮に気づいてくれないので寂しいですが・・・。）

補足したい事はまだ沢山ありますが、記事が長くなってしまったので、とりあえず今日はここまでにします。

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ちょっと問題です。

EXCELで作った取引先の住所録があります。
取引先の件数は約5,000件です。
上司から市区町村の合併で上水内群豊野町を長野市豊野町に変更するよう指示されました。（ちょっと古い話ですが・・・。）
ついでに見づらいので、長野県の場合は県名は消して欲しいとも指示されました。

どのくらい時間がかかる作業だと思いますか？

5,000件を目視で確認しながら1件1件修正していたのでは、とても1日で終わる作業ではありません。この方法でやり遂げたなら、きっと指示した上司から「大変だったね」と感謝され、粘り強くやり遂げた事に対する充実感を得られる事でしょう。

しかし、やり遂げた努力は理解しますが実は評価には値しません。辛辣な言い方をすると「無駄な努力」です。なぜなら、ほんの少しEXCELに詳しい人なら1分もあれば余裕を持って出来る作業だからです。

作業手順としては、

住所の入力されている列を指定しておき
「編集」→「置換」から
検索する文字列を「上水内郡豊野町」
置換後の文字列を「長野市豊野町」と入力し「すべて置換」を実行する。

続けて
検索する文字列を「長野県」
置換後の文字列は空白にして「すべて置換」を実行する。

これだけです。

置換という機能を使い2回操作を行うだけです。難しい事は一切ありません。
これならたとえ件数が10,000件になっても大した問題ではありませんね。
手作業とは仕事の質が違うという良い例です。

EXCELは事務職に限らず本当に多くの人が利用されているソフトです。
ですが、罫線を引くことができ四則演算の計算式が入れられるだけでも、それなりに綺麗な表が作れ、手書きで表を作成するよりは便利なので、多少の差はあるものの、その程度できれば充分と思っている人が多いように感じられます。
その思いが、満足なのか、妥協なのか、諦めなのか分かりませんが、このような考えをした時点で進歩はなくなります。

また、1つの機能を知っている（活用する）だけでも、ドラスティックに仕事の効率をあげる事ができるツールなのですが、活用するという意識がその利用頻度や重要性に比例していないのが現状では無いでしょうか。（これはEXCELに限った事ではありませんが。）
仕事の質の違いを理解できず、手作業の延長として利用しているだけでは、あまり便利にはなりません。便利なものを便利に使えないのは非常に勿体無い事ですね。

ここ数年の急激とも言えるIT化により、確実に生産性の向上ができるインフラを構築できているはずなのに、今もなお企業における課題としてホワイトカラーの生産性向上が取り上げられているのも、こういった事が原因なのでは無いかと考えています。

あえて語弊を恐れず、少し過激な発言をしてみましたが、念のために言っておくとEXCELが出来る人が立派という趣旨ではありません。EXCELが出来る、出来ないというのも、仕事のごく一部の要素に過ぎませんから、それだけで優秀かどうかを判断される訳ではありません。全体としての活用度が低いので、自分なりの武器にできるチャンスが多いという事です。

自分の武器を持つという言葉は、私も先輩から言われた言葉です。言われた時にはさして感銘も受けませんでしたが、今となってはよく理解できる言葉です。

先輩に感謝の意を込め、また、この記事を読まれている方に何かの参考になれば・・・という思い、当社ももっと活用力を上げなければいけないという思いも込めて、今後EXCEL関係の話題もこのブログで取り上げていこうと思います。（意外と社内でも読まれているようなので）

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